Las salas de reuniones del futuro, disponibles en el presente

Las tecnologías disponibles ya permiten encuentros colaborativos, inmersivos y altamente productivos, que ofrecen una experiencia de alta calidad y sin fricciones tanto para quienes están físicamente en el lugar como para quienes se conectan de forma remota

La mitad de los trabajadores prefiere modelos de trabajo flexibles, según una encuesta reciente de Eagle Hill Consulting. El trabajo híbrido dejó hace tiempo de ser una rareza para convertirse no sólo en una especie de norma (el 62% de las empresas de Estados Unidos lo adoptó de alguna manera, de acuerdo a un informe de Flex Index), sino, fundamentalmente, en una demanda del talento.

Para atraer y retener los mejores recursos del mercado, las empresas necesitan repensar sus espacios laborales: ambientes modernos, innovadores y que ofrezcan un nivel de productividad y colaboración tal que seduzcan incluso a aquellos que trabajan remoto a acercarse a la oficina para alcanzar una experiencia que no podría lograr en su casa o en ninguna otra parte, gracias a que se apoyan sobre tres pilares: video, audio y arquitectura.

En efecto, estos espacios comunes ofrecen pantallas para ver contenidos, pizarras interactivas para colaborar con proyectos en tiempo real de la manera más natural posible, micrófonos y altavoces que permitan la máxima calidad del audio y el poder de la inteligencia artificial (IA) para colaborar con traducciones simultáneas a cualquier idioma, transcripciones de lo conversado o resúmenes para aquellos que no pudieron asistir.

Los tiempos en que se equipaba una única sala multiuso, que tanto podía servir para una reunión presencial como para una videoconferencia o una capacitación para el equipo, quedaron en el pasado.

No obstante es necesario resaltar cuán importante es que los usuarios cuenten con una capacitación adecuada para que estas tecnologías sean adoptadas correctamente y colaboren en la productividad de los equipos de trabajo. Y es este justamente uno de los distintivos del servicio que algunas empresas como Cirion Technologies ofrecen dentro de su proceso de implementación.

Versatilidad: la palabra clave

Hoy las empresas necesitan múltiples espacios de colaboración, cada uno de ellos adaptados a distintas necesidades: algunas pequeñas para reuniones altamente interactivas con pocas personas, otras apenas más grandes cuando hay un orador que quiera dirigirse a un público restringido, algunas enormes para eventos que congregan más gente…

La palabra clave, en todos los casos, es “versatilidad”: estos ambientes deben ser fáciles de administrar y configurar y ofrecer, como uno de sus principales requisitos, la misma calidad de experiencia y de conectividad sin fricciones tanto para las personas que se encuentren físicamente allí como para los “visitantes” que accedan, desde cualquier lugar del mundo, a través de sus dispositivos.

Cuando el diseño es adecuado, todas las personas están en un mismo punto focal respecto de la pantalla, el audio se escucha a la perfección desde todos los puestos y hasta el diseño de las mesas y las cabeceras está pensado para que dos usuarios no se interfieran en absoluto.

Como la tecnología avanza a una gran velocidad y ofrece a cada momento nuevas alternativas en términos de dispositivos, de colaboración y de herramientas tecnológicas, la presencia de un socio estratégico que ofrezca la planificación, el diseño y la implementación de estas salas de reuniones como un servicio gestionado es esencial. Permite a la empresa seguir ocupándose del core de su negocio y desentenderse del mantenimiento, la actualización o la calidad de las conexiones, con la tranquilidad de que todo eso estará siempre funcionando.

Las tendencias marcan que en lo inmediato se adoptarán aún más tecnologías inteligentes e inmersivas, como las realidades virtual, mixta y aumentada, para llevar la experiencia a nuevos niveles. Aun así, podemos decir que las tecnologías que ya están disponibles permiten disfrutar en el presente el concepto de “salas de reuniones del futuro”.

Autor:

Fernando Riedel
Especialista de voz y colaboración
Cirion Technologies