Um guia para começar a usar seu assistente de IA Companion

Tendências de TI | UC&C

16/05/2024

No acelerado ambiente de trabalho atual, as prioridades são maximizar a produtividade e melhorar a colaboração. Felizmente, a tecnologia de IA pode ajudar nisto e muitas organizações já estão enxergando os benefícios. Uma pesquisa global realizada pela Morning Consult em nome da Zoom[i] revelou que nas equipes que utilizam a IA, mais de 75% dos líderes informaram que seus colaboradores concluíam as tarefas mais rápido, eram mais produtivos e produziam um trabalho de melhor qualidade.

Através de um artigo publicado no blog da Zoom, Mahesh Ram, chefe de produtos de IA da Zoom, nos explica o seguinte: Zoom AI Companion, seu assistente de IA generativa, pode lhe ajudar a revolucionar sua forma de trabalhar e se comunicar. Incluído sem custo adicional nos serviços de pagamento de sua conta de usuário Zoom, é desenhado para se integrar perfeitamente às ferramentas de colaboração da Zoom, oferecendo uma gama de capacidades que podem ajudar você a trabalhar de forma mais inteligente e intuitiva.

Muitos de nossos clientes na Cirion Technologies já possuem licenças Zoom e a utilizam para se comunicar e colaborar e neste guia explicaremos como ativar AI Companion, exploraremos suas principais funcionalidades e compartilharemos alguns conselhos e truques para ajudá-lo a aproveitar ao máximo este incrível assistente de IA.

O que Zoom AI Companion pode fazer por você?

Não importa se você é novo na IA ou se já explora suas vantagens há tempos; é possível que se pergunte como o AI Companion pode te ajudar. Uma das melhores coisas de AI Companion é ser integrado de forma nativa ao resto das ferramentas de Zoom e, como tudo nesta plataforma, é simples e fácil de usar. Por razões de espaço, vou mencionar três coisas que são muito práticas para o dia a dia:

Redação de mensagens

Os colaboradores passam mais tempo redigindo e enviando e-mails e mensagens de chat do que qualquer outra coisa no trabalho, segundo a pesquisa da Zoom Morning Consult. Além disso, 44% dos colaboradores dizem que dedicam mais tempo do que gostariam a essas tarefas.

Como assistente de escrita de IA, AI Companion pode redigir mensagens de e-mail no tom e tamanho adequados, o que ajuda a criar comunicações profissionais e eficazes.

Você também pode utilizá-lo para redigir respostas de Chat com o tom e o tamanho adequados, o que te ajudará a economizar tempo, permitindo uma comunicação eficiente dentro de sua equipe.

Resumir informação para ajudá-lo a atualizar-se

Se você tem pouco tempo e uma montanha de mensagens de chat para colocar em dia, AI Companion pode resumir rapidamente suas conversas de chat, o que permite compreender o panorama geral e responder de forma eficiente.

AI Companion também fornece resumos de reuniões, evitando que seja necessário tomar notas durante as reuniões para se lembrar do que foi discutido ou quais os próximos passos a serem tomados. Além disso, não é preciso gravar a reunião para que AI Companion gere um resumod.

Em breve, AI Companion poderá fornecer uma análise das chamadas telefônicas gravadas e resumos de mensagens SMS e mensagens de voz no Zoom Phone, o que ajudará a economizar ainda mais tempo. No futuro próximo, você também poderá receber comentários em tempo real sobre suas habilidades de comunicação e apresentação durante as reuniões, para que possa aprimorá-las no mesmo instante.

Automatizar as anotações para as reuniões certas

Se você continua se esquecendo de ativar a capacidade de resumo de reuniões de AI Companion no início da reunião, é preciso apenas configurá-la para que seja iniciada automaticamente. Você pode fazer isto na configuração de seu portal web na aba AI Companion.

No entanto, é possível que haja reuniões para as quais você não queira um resumo, como reuniões individuais e outras chamadas que podem incluir informações confidenciais. Neste caso, você pode editar suas reuniões recorrentes e escolher o início automático apenas para os resumos de suas chamadas semanais de equipe, por exemplo.

Você poderá fazê-lo no portal web, editando suas reuniões periódicas (clique em “Opções” e em seguida marque a caixa correspondente).

Como ativar AI Companion?

Agora que você já conheça algumas formas de ser apoiado por AI Companion durante sua jornada de trabalho, pode começar a usá-lo desde já. As funções de AI Companion estão disponíveis com os serviços de pagamento designados à sua conta de usuário Zoom, sem custo adicional. Para ativá-lo, é preciso apenas seguir os seguintes passos:[ii]

Consulte seu administrador: como padrão, todas as funções de AI Companion estão desabilitadas, portanto os administradores devem primeiro habilitar as funções através da configuração de conta e grupo. Se você estiver em uma reunião de Zoom e vir o Complemento de IA do Zoom, o ícone de AI Companion na barra de ferramentas, clique nele e siga as instruções para pedir que seu administrador habilite essa função.
Inicie a sessão e atualize seu cliente Zoom: Visualize seu cliente Zoom e certifique-se de que a sessão foi iniciada. Certifique-se também que seu cliente está atualizado (é necessário ter uma versão mínima de 5.16.0).
Vá para a configuração de sua conta de portal web (clique em “Configuração” no painel esquerdo) e procure a aba AI Companion. Para os recursos que possuem configuração de usuário, você poderá ativar e desativar cada recurso.
Comece a explorar: você pode encontrar o ícone de AI Companion (Complemento de IA do Zoom) em vários produtos dentro do cliente Zoom, como na barra de ferramentas de controles de Zoom Meetings ou na janela de Zoom Team Chat. Uma vez localizado o ícone de AI Companion, você estará pronto para começar a explorar seus recursos como assistente de reuniões de IA, ajudante de escrita e muito mais.

Se você está pronto para melhorar sua produtividade e colaboração, comece a usar AI Companion hoje mesmo, tudo sem custo adicional, com os serviços pagos designados à sua conta de usuário Zoom.

Se você ainda não tem Zoom e está pensando em migrar suas comunicações para essa plataforma, acaba de ler este artigo no melhor momento porque em Voice & Collaboration da Cirion Technologies temos o serviço de Managed Zoom disponível, através do qual poderá fazer isto de forma rápida, econômica e efetiva.

Até um próximo encontro.

[i] Baseado em uma pesquisa online realizada com 11.023 trabalhadores da área de conhecimento em tempo integral nos Estados Unidos, Reino Unido, Irlanda, Alemanha, França, Japão, Singapura e Austrália. Realizado pela Morning Consult em nome de Zoom Video Communications, Inc., de 10 a 25 de agosto de 2023.

[ii] Nota: É possível que AI Companion não esteja disponível para clientes de determinadas verticais e regiões.