Lo que los Equipos de TI Necesitan saber antes de Migrar a UC&C

Comunicaciones Unificadas y Colaboración (UC&C por sus siglas en inglés) están convirtiéndose en un tema importante para las empresas, y cobran cada vez más relevancia a medida que las empresas de todos los tamaños se enfrentan a la fuerza de trabajo remota y a mantener la colaboración y agilidad de los negocios.  Si bien en el pasado UC&C era una buena opción para que las empresas consideraran, actualmente las organizaciones ver un valor significativo en remplazar sus equipamientos de voz de legado, sistemas de mensajería y soluciones de conferencia de legado por una sola plataforma cohesiva. UC&C es ideal para empresas con múltiples sedes o trabajadores remotos y cuyo personal de TI prefiere no manejar PBX y PSTN trunking.

Este blog analiza algunas de las distintas estrategias para la migración a UC&C, los tipos de migraciones que son más adecuados, como así también los puntos principales para la planificación y prueba.

Los Fundamentos de las Migraciones UC&C

Cambiar a UC&C implica un emprendimiento mayor, y las empresas deben considerar cuidadosamente el proceso en términos de tiempo, dinero y recursos.  Elegir el abordaje apropiado para la migración reduce muchísimos puntos problemáticos.

Una parte de la migración consiste en la conversión de líneas telefónicas existentes y troncales de ISDN-PRI a SIP (Protocolo de Inicio de Sesiones) trunking. Pasar de infraestructura de voz TDM a SIP facilita mucho más la habilitación de voz del servicio UC&C elegido por una organización. Un proveedor de SIP trunk puede mantener el equipo requerido y gestionar las transmisiones de datos, o una organización puede elegir gerenciar ella misma voice trunking y PBX. Pero donde las empresas deben realmente focalizar primero su estrategia de migración es en decidir si van a hacer una migración completa de sus sistemas de comunicación, o si apenas tantearán la situación y adoptarán un abordaje más lento, cambiando un número seleccionado de líneas o de lugares por vez.

Cambiar algunas Líneas o Sitios a SIP Trunking

Si su empresa opta por esta estrategia, ello significa una transición gradual de líneas a SIP trunking. Este es el típico abordaje de múltiples fases que adopta la mayoría de las empresas.  Requiere de una buena cantidad de planificación para evaluar y priorizar grupos de usuarios, crear un plan de discado y diseño de las características para la transición, y potencialmente configurar a los usuarios con teléfonos duales.

Al momento de priorizar los grupos, deberían ir primeros los departamentos no críticos y que no interactúan con el cliente.  Migre los departamentos críticos para el negocio (call centers, etc.) al final, y de ser posible, luego de resolver problemas durante migraciones anteriores.

La estrategia de transición gradual es de riesgo bajo—si se encuentra con algún problema significativo durante alguna parte de la transición, simplemente revierta estas líneas nuevamente al PRI, resuelva el problema y comience nuevamente con la transición.

Cambiar Todas la Líneas y Sitios a SIP Trunking

Este es un abordaje completo: la transición se planifica y testea cuidadosamente, a menudo con competencia entre proveedores, y cuando llega el momento oportuno, se cambian todas las líneas de una vez.  Este abordaje suele funcionar bien para las migraciones más pequeñas, como por ejemplo la de una sucursal.  Si la transición fracasa, ello significará un traspié importante, pues deberá reconvertir todo rápidamente.

Una opción más segura, aunque más onerosa, es la de construir un sistema nuevo, probarlo exhaustivamente y luego “accionar el interruptor” para hacer la transición desde el sistema viejo. Este abordaje le permite testear y aprobar exhaustivamente el sistema nuevo mientras todavía está instalado el sistema antiguo, ofreciendo un aterrizaje más suave una vez finalizada la migración.

Cómo Planificar y Testear una Migración UC&C

Las migraciones grandes y pequeñas requieren de planificación y prueba. Para que su migración sea un éxito, arme un equipo de personas de varios departamentos para desarrollar un documento con todos los requisitos, con objetivos y metas realistas, e invite a su proveedor a que se sume al proceso lo antes posible.  Desarrolle un plan de migración y asegúrese de incluir a representantes de otros grupos, además de TI: servicio al cliente, administración de empleados, capacitación, facturación, contabilidad y ventas.  Podrán satisfacer mejor sus necesidades y ayudarle a crear un plan más integral si entienden todos los factores involucrados.

Como mínimo el plan debe describir la priorización (el orden en el que las líneas/grupos de usuarios harán la transición), los pasos de la migración, un plan de comunicaciones y el tipo de capacitación necesaria tanto para TI como para los usuarios.

Cuanto mayor sea la migración, mayores serán las posibilidades de que encuentre complejidades que no fueron tenidas en cuenta en la fase de planificación, tales como ancho de banda adecuado para la red y Red de Área Amplia (WAN).  La realización de pruebas y de pilotos ayuda a revelar esos desafíos en lugar de tener que manejarlos en un entorno en vivo.  Además es mucho más seguro y reduce el riesgo significativamente.  Seleccione usuarios de cada departamento principal para que formen parte de la prueba y de los grupos piloto, incluidos los usuarios no críticos, a los que no interactúan con el cliente, como así también a los críticos y a quienes están en atención al cliente.   Una vez finalizadas las pruebas, considere invitar a algunos clientes de confianza para participar del piloto, junto con los colaboradores.

Cosas a las que debe prestar atención durante su piloto SIP:

• Adopción de los usuarios
• Calidad de Servicio (QoS) del proveedor
• Cómo interactúa su red interna con la red del proveedor
• Cómo responde a los problemas el proveedor de servicio

Consejos para Migrar a UC Como Servicio (UCaaS)

Los abordajes básicos para SIP trunking también se aplican a UCaaS, o a las comunicaciones y migraciones a la nube. En este escenario, la empresa u organización está optando por prescindir de los Private Branch Exchange (PBX) de legado u otros equipos de voz en las instalaciones usados para conectarse a la PSTN (red pública de telefonía) en favor de una solución de comunicaciones alojada o en la nube. Como el ancho de banda es un punto débil potencial en la implementación de UCaaS, su primer paso debe ser evaluar sus necesidades de ancho de banda actual para las transferencias y aplicaciones de datos.

Es especialmente importante considerar cuánto ancho de banda necesitaría para dar soporte a un límite superior de llamadas y videoconferencias.  Por ejemplo, si su organización por lo general maneja cientos de llamadas simultáneamente, use ese número en sus cálculos.  Asimismo considere los períodos esperados de volúmenes de llamadas todavía más altos.   ¿Cuántas videoconferencias llevan adelante los colaboradores diariamente? El ancho de banda adecuado es fundamental para garantizar la confiabilidad y la calidad del servicio.

Una forma de hacer que la transición sea más fácil es relacionarse con servicios profesionales a través de su proveedor UC&C para que lo guíe desde la planificación hasta la implementación total, o al menos durante las fases que requieren de una especialización con la que no cuenta internamente. Es fácil que el personal de TI se vea sobrepasado por un proyecto de migración UC&C mientras sigue cumpliendo con su carga de trabajo diaria.  La presión aumenta si el equipo de planificación falló en dimensionar el proyecto adecuadamente, en primer lugar. Disponer de los recursos adecuados es esencial para una migración exitosa a UC&C.

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